Jak się ogarnąć, kiedy musisz zrobić wszystko naraz i biegasz w kółko trzymając się za głowę.

Drogie Bravo, co robić? Jestem mądra, bystra, wykształcona i ładna. Trochę nerwowa. Wydawałoby się, że powinnam sobie radzić z codziennością i na ogół lepiej lub gorzej sobie radzę. Ale kiedy przytrafi mi się spiętrzenie prac polowych (w pracy, w domu, w życiu w ogóle) i mam za dużo naraz do zrobienia, zapamiętania i co chwila wpadają kolejne rzeczy to wtedy ja tracę głowę, wpadam w panikę i albo zaczynam histeryzować albo wpadam w stupor i przestaję robić cokolwiek. Niezależnie od tego, co wybiorę i tak moja efektywność spada do zera, sprawy zostają niezałatwione, konsekwencje się piętrzą a mnie system się po prostu zawiesza. Nie jestem w stanie zebrać myśli, jak wybrnąć z sytuacji. Czuję się jak idiotka, kiedy się okazuje, że inni ogarniają podobne sprawy bez histerii i robienia z tego wielkiej sprawy. Nie chcę taka być. Nie chcę zawalać podstawowych spraw. Nie chcę czuć się jak nieudacznik. Co robić? Da się to ogarnąć?
Asia

Typowa sytuacja, która jest codziennością ludzi nadwrażliwych a u “normalsów” budzi politowanie i odruch “oesu, w czym problem”. To, co przeciętny człowiek odczuje jako zwiększony zapierdol w gorszy dzień, dla Ciebie jest apokalipsą zombie, którą starasz się przetrwać i uratować najbliższych. Twoja koncentracja zdemolowana przez nadmiar i stres nie jest w stanie ogarnąć aktualnych rzeczy naraz. Przypomina to łapanie stada wróbli – jak złapiesz jednego, to reszta się rozpierzcha, a kiedy gonisz drugiego, pierwszy zwiał, trzeci sra Ci na głowę a czwarty próbuje wydziobać Ci oko. Kto miał więcej, niż jedno małe dziecko naraz, wie, o czym mówię. W sumie z zombie jest tak samo. Jednego uda się odstrzelić, ale w tym czasie drugi wchodzi przez okno, trzeci przez komin a czwarty skoczył Ci na plecy i zjada Ci mózg.

A zatem, po kolei. Co trzeba zrobić, kiedy zombie rozplaska ci się na szybie auta, którym uciekasz? Włączyć wycieraczki.

Czyli w pierwszej kolejności musisz odzyskać widoczność i przejrzystość tego, co masz faktycznie do zrobienia.

USPOKÓJ SIĘ

Ustal sam ze sobą, że przez najbliższe 5 minut odetniesz się mentalnie od tego pierdolnika i spędzisz je całkowicie bezproduktywnie, np. poczytasz w kiblu komentarze na onecie pod tekstem o zaletach brokułów. Swojej gonitwie myśli wyjaśnij, że zaraz, dosłownie za 5 minut poświęcisz jej należną uwagę, ale teraz 100% uwagi idzie na brokuły. Musisz wystudzić procesor.

ZRÓB LISTĘ

Teraz musisz odciążyć RAM. Istotą Twojego problemu jest bowiem nie to, że masz za dużo rzeczy, tylko że masz za mało RAMu. Zatem wyrzuć cały ładunek z pamięci wewnętrznej na zewnątrz głowy. Na razie luzem, bez numerowania, po prostu spisz wszystkie punkty “to do list”. Od “znaleźć sens życia”, przez “napisać twórczy raport z pracy przez ostatni rok” po “odpisać tej …. na maila” i “schować ser do lodówki”. W najgorszych momentach na mojej liście znajdowało się także “zjeść śniadanie”.

Niezależnie od tego, jak bardzo antysystemowy jesteś i jak bardzo bawią Cię wyświechtane boomerskie porady o robieniu listy, jest to najskuteczniejszy sposób. Nie wywracaj oczami, nie wzruszaj ramionami, nie mów, że na Ciebie to nie działa tylko zrób tę cholerną listę. Dzięki niej nie musisz nic pamiętać i masz wolne zasoby na inne procesy, możesz odzyskać swoją inteligencję i zacząć jej używać.

Tylko jej nie zgub. Tej listy. Inteligencji też.

WSZYSTKO MA SWOJE PRIORYTETY
czyli mam tyle do zrobienia, że nie wiem, co olać jako pierwsze.

Priorytety mogą być nimi z trzech powodów.
Dlatego, że są dla Ciebie ważniejsze od innych.
Dlatego, że są pilne.
Dlatego, że blokują drogę do realizacji właściwych priorytetów.

Pilne pierdoły mogą jak najbardziej stać się priorytetami, jeżeli ich zaniedbanie niesie ze sobą konsekwencje, które zagrażają realizacji Twoich istotnych celów. Np. boleśnie uwierający kamyk w bucie może Ci zrujnować ważną prezentację, którą prowadzisz a jego usunięcie przed prezentacją może być ważniejsze od ostatniego przejrzenia notatek.

Przy ustalaniu priorytetów nie trać z oczu tego, po co to wszystko robisz. Jakie są Twoje metacele. Żeby nie wylać dziecka z kąpielą. Czy Twoim celem jest szybkie posprzątanie po kąpieli dziecka (wtedy wylewasz wodę z dzieckiem lub bez) czy bycie dobrym rodzicem, który ogarnia – a wylanie wody natychmiast po kąpieli jest tylko jednym ze środków do tego celu? W tym drugim przypadku warto zadbać o uprzednie wyjęcie dziecka.

Możesz i powinieneś na liście priorytetów ustawić nawet drobne sprawy, które Cię blokują w realizacji pozostałych. Te, które trzeba zrobić najpierw, żeby możliwe było zrobienie kolejnych. Posprzątać pranie z krzesła, żeby usiąść do pracy. Pozmywać piętrzące się gary, żeby móc umyć truskawki w zlewie.
Możesz także umieścić na czele listy priorytetów jakąś zupełną pierdołę wyłącznie z tego powodu, aby mieć ją już z głowy i nie musieć o niej myśleć, bo uwiera. Ma to jeszcze jedną nieocenioną zaletę – skreślasz ją z listy i masz poczucie, że popychasz sprawy do przodu, że na stercie “do zrobienia” coś ubyło.

USTAL KOLEJNOŚĆ
Nigdy nie odkładaj do jutra czegoś, co możesz odłożyć przynajmniej na trzy tygodnie.

Dzięki ustaleniu priorytetów na liście wiesz już, co masz olać jako pierwsze. Te rzeczy wywalasz na sam koniec listy, na święty nigdy albo na za 3 tygodnie. Jeżeli masz komu, bez skrupułów delegujesz.

To, co zostało, sortujesz na:
krótkie piłki
dłuższe piłki
wymagające kobyły

Krótkie piłki robisz na sam początek, do kawy. Nieistotne, czy są pilne czy nie, jeżeli Ty sam umieściłeś je na liście priorytetów, robisz. To te rzeczy, które zajmą Ci najmniej czasu i atencji, parę – paręnaście minut, czasami dwa kliknięcia myszą, ale trzeba znaleźć gdzie, skupić się na 30 sekund (tyle dasz radę!) lub się przełamać.

Uwaga, czasem możesz coś klasyfikować jako kobyłę a okazuje się krótką piłką. Ostatnio tak miałam z PIT-em. Buzowałam się tygodniami, żeby do niego usiąść, szukałam czasu, przestrzeni w głowie, koncentracji i kaskadera, a okazało się, że jest już w internecie wypełniony i cała akcja zajęła mi 10 minut, z czego najwięcej udowodnienie systemowi, że to mój PIT. Wyciągnij wnioski.

Powyższe działania to Twoje wycieraczki. Dzięki tym kolejnym krokom uzyskujesz czystą szybę, wolną od rozmazanych flaków zombiaczka i możesz ocenić faktyczny stan spraw. Sytuacja jest przejrzysta, zostało kilka uporządkowanych rzeczy do zrobienia i masz je wszystkie przed oczami. A że nie wiesz, jak się masz za nie zabrać… to już inna sprawa :).

PODZIEL NA ETAPY, ZRÓB HARMONOGRAM
i pozwól mu się wysypać

Jak powiedział kiedyś ktoś mądry, nie pamiętam kto, plany robi się po to, żeby się wyebały.
Ludzie niestety często traktują swoje plany tak jak swoje dzieci. Aby osiągnąć sukces, musisz odróżniać plan od dziecka: zrób go, ale nie przywiązuj się do niego. W razie czego porzuć i zrób nowy. Przy robieniu planu (tak jak przy robieniu dziecka) lepiej jest także porzucić ambicje i marzenia na rzecz twardego realizmu.

Plan ma pomóc Tobie w wybrnięciu z apokalipsy zombie, to jest Twoje narzędzie. Robisz go po to, żeby lepiej zobaczyć sytuację i pozbyć się strachu. Natomiast nie robisz go po to, żebyś Ty sam lub inni mogli Cię pałować, że jesteś nieudacznikiem i nie zrealizowałeś nawet swojego własnego planu. Choć niestety wielu z nas tak właśnie robi. W efekcie ogon merda psem.

No dobra, zrób ten plan. W planie zawrzyj:
– co masz zrobić w jakiej kolejności.
– jak masz podzielić kobyły na etapy.

To ostatnie jest bardzo ważne, bo to najczęściej ogrom i rozłożystość projektu “Kobyła” powoduje, że nie jesteśmy w stanie się za nią zabrać. Nic dziwnego.
Jeden z moich wielu ukochanych truizmów brzmi “Od czegoś trzeba zacząć”. Twoja rola to zidentyfikować to coś. Może się okaże, że wcale dzisiaj nie musisz robić nic więcej. Na przykład możesz wykonać inicjujący telefon do urzędu, zebrać informacje o tym, co musisz zebrać i za zbieranie zabrać się dopiero następnego dnia. Możesz zrobić konspekt pracy, a samą pracę zacząć jutro. Dzięki temu zyskasz czas i zrealizujesz kolejny priorytet na ten dzień, czyli obejrzenie nowego odcinka Riverdale. A jutro będzie już łatwiej, bo już jest zaczęte.

Porady na temat robienia harmonogramów znajdziesz w każdej książce i na każdym blogu związanych z zarządzaniem sobą w czasie, więc nie będę ich powielać. Większość z nich ma głęboki sens, ale pomimo tego wiele z nich nie sprawdzi się u Ciebie. Musisz pamiętać, że możesz się nie za bardzo nadawać do harmonogramów. I wtedy zamiast się dręczyć, że nie wyrabiasz się w harmonogramie, zmień go. Nie rezygnuj, tylko zmień.

Dla jednych ludzi super wyjściem i dużą ulgą będzie harmonogram maksymalnie szczegółowy (zadania na miesiąc, podzielone na zadania tygodniowe a te na dzienne lub nawet godzinowe). Dzięki temu mogą się skupić – jak alkoholik – na przetrwaniu tego jednego dzisiejszego dnia i zrealizowaniu harmonogramu na ten jeden dzień. A jutro to jutro.

Z kolei dla innych, harmonogram jest jak kajdany, które dodają konieczności pilnowania ciągle czegoś, koncentracji, wyścigu z czasem i w efekcie ciągłego zmęczenia. Dla nich lepszym wyjściem będzie harmonogram brzmiący “W tym tygodniu zadzwonię do przychodni i rozliczę PIT” – w międzyczasie, mając poczucie wolności, niechcący zrobią znacznie więcej. A PIT rozliczą w niedzielę przed północą.

Jaki Ty jesteś, co Tobie pomoże? Sam wiesz najlepiej. Jeżeli nie wiesz, sprawdź w praktyce. Klucz do sukcesu to nie przywiązywać się do mitów o harmonogramach czy o planach. To one mają pomagać Tobie a nie odwrotnie.
Nie dziękuj.